Fatture e fatturazione elettronica con WooCommerce

Ed eccoci ad uno dei primi elementi che possono spiazzare l’utente che si appresta ad usare WooCommerce per la prima volta: la gestione delle fatture.

AIUTO! Non trovo le fatture

Per meglio dire, dopo aver concluso l’installazione di base di WooCommerce, non si trova attivo nessun sistema di gestione delle fatture. Infatti, a differenza di altri sistemi per la vendita online che forniscono tutto ciò che serve per gestire un negozio, gli sviluppatori di WooCommerce hanno deciso di non includerlo.

Voglio aprire una piccola parentesi riguardo al team di sviluppo di WooCommerce. In pochi sanno che il team di sviluppo è stato inglobato all’interno di Automattic. Se non lo sai, quest’ultima è la titolare dei diritti d’autore di WordPress.

Quello che sto per dirti potrà sembrare una limitazione, e sicuramente per l’utente inesperto potrebbe anche esserlo. Ma per gli utenti un po più informati, e te presto lo sarai se continui a leggere questo articolo :), quello che sembra una limitazione si trasforma in uno dei tanti punti di forza di WooCommerce.

In sostanza, sia WooCommerce che WordPress appartengono al solito proprietario (e se te lo stai chiedendo, si, anche se il codice è open source ha comunque un proprietario che ne detiene i diritti). Questo non significa soltanto che la compatibilità è pressoché garantita, ma che la filosofia che anima lo sviluppo di WordPress e di WooCommerce è la medesima.

Ma di quale filosofia si tratta? Riassumendo in poche parole, gli sviluppatori si concentrano solo sullo sviluppo di un cuore ridotto al minimo ma perfettamente stabile. Parallelamente si prendono cura di fornire dei metodi efficaci ed efficienti per permettere agli sviluppatori di terze parti di ampliare le funzionalità di base.

Detto in parole ancora più semplici, WooCommerce e WordPress vengono forniti con un numero ridottissimo di funzioni ma stabili e (quasi) privi di bug. Dopodiché, dipenderà dall’utente che gestisce il sito, ampliare queste funzionalità con codice di terze parti che si adattano al meglio a sviluppare il suo progetto.

La fatturazione elettronica

Dal 2015 le aziende che forniscono prodotti o servizi per la pubblica amministrazione, sono obbligati ad utilizza la fatturazione elettronica.

Dal 1 gennaio del 2019, in Italia entra in vigore l’obbligo, da parte di alcuni soggetti , di emettere fatture in formato elettronico.

Prima di vedere le soluzioni per la fatturazione tradizionale e la fatturazione elettronica di WooCommerce guardiamo come funziona la nuova fatturazione elettronica.

Il formato XML

Per emettere una fattura elettronica è necessario salvare le informazioni in un file in formato testuale che si chiama XML. La specificità di questo formato è quella di descrivere, tramite dei tag, i dati che sono archiviati.

Per comprendere come funziona questo formato osserva l’estratto seguente:

<DatiTrasmissione>
   <IdTrasmittente>
   <IdPaese>IT</IdPaese>
   <IdCodice>01234567890</IdCodice>
   </IdTrasmittente>
   <ProgressivoInvio>00001</ProgressivoInvio>
   <FormatoTrasmissione>FPA12</FormatoTrasmissione>
   <CodiceDestinatario>AAAAAA</CodiceDestinatario>
</DatiTrasmissione>

La versione completa la puoi scaricare dal sito del governo italiano all’indirizzo:

 https://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/sdi/fatturapa/v1.2/IT01234567890_FPA01.xml

Come puoi osservare, il formato XML è un formato testuale dove possiamo identificare due elementi portanti:

• i tag che descrivono l’informazione
• l’informazione

Ad esempio, se osservi il codice precedente, il dato 01234567890 è chiaramente un IdCodice… niente di complicato come vedi.

Ma qual’è il vantaggio di un formato del genere? Anzitutto può essere letto da qualsiasi utente visto che il formato non è coperto da diritti di autore. In secondo luogo è facilmente gestibile dai programmi in virtù del fatto che descrive i dati a differenza del classico formato PDF.

Infatti, a differenza di quest’ultimo, un applicazione che ad esempio vuole prelevare l’importo totale dal file XML, sa esattamente dove andarlo a trovare.

Il sistema di interscambio

Una volta che hai creato la fattura in formato XML devi consegnarla ad un sistema di interscambio, che chiamiamo SDI (Sistema di Interscambio). 

 Questo sistema ha il compito di verificare la correttezza della fattura. Ne consegue che in questa fase si possono verificare tre casi diversi:

1. La fattura non è corretta pertanto viene generato un messaggio di errore dove si invita ad apportare le dovute correzioni;
2. La fattura è corretta e viene consegnata al destinatario (nel suo cassetto fiscale o nella sua posta elettronica certificata);
3. La fattura è corretta ma il sistema di interscambio non riesce a consegnarla al destinatario. In questo caso viene generato un messaggio di errore.

A seconda della mole di fatture che devi generare potrai decidere di seguire questo processo manualmente, senza nessun costo visto che lo stato Italiano ti fornisce tutto il necessario, o automatizzare l’intera procedura, con il costo relativo al software che deciderai di utilizzare.

Gestire le fatture in casa (da backend di WordPress) o usare un gestionale esterno

Ed eccoci finalmente giunti al motivo per cui il sistema di fatturazione non fa parte del core di WooComemrce e perché questo dovrebbe essere un punto di forza… sorvolando ovviamente sul fatto che, liberando il team di sviluppo dall’onere di sviluppare anche questa funzionalità, si può concentrare maggiormente sulla stabilità del cuore di WooCommerce.

Applicazione esterna

La prima soluzione che prendiamo in considerazione è quella di utilizzare la nostra applicazione preferita (che sia un’applicazione in cloud o meno) per la gestione delle fatture.

Se già hai il tuo gestionale e lo vuoi usare per gestire le fatture generate automaticamente dal tuo negozio, verifica che disponga di un’estensione WooCommerce per permettere il dialogo tra i due software.

Se sei fortunato, con una spesa veramente irrisoria, puoi continuare a usare il tuo software per le fatturazioni con il vantaggio di avere una contabilità unica. Un vantaggio non da poco direi.

Il coltello svizzero per esportare le fatture: WooPOP

WooPOP è un plugin sviluppato da JazzConsulting. Originariamente nato per sincronizzare le fatture con il gestionale POP, gli sviluppatori ne rilascino anche una versione ridotta che si limita ad esportare gli ordini nello standard XML della fatturazione elettronica.

Questa soluzione si rileva estremamente interessante se hai un gestionale che supporta l’importazione di fatture XML o se il tuo commercialista gestisce le fatture per te e ti ha chiesto tale formato. In questo caso non dovrai fare altro che esportare i file da WooCommerce e importarli nel tuo gestionale.

Ne consegue che non dovrai cambiare le tue abitudini ne tantomeno avrai la necessita di spendere soldi e tempo per passare ad un nuovo gestionale.

OK, interessante, ma perché definirlo un coltello svizzero?

Gli sviluppatori di WooPOP non si sono limitati alla sola esportazione dei file in formato XML, hanno scritto un plugin orientato agli sviluppatori.

In altre parole, se non vuoi caricare manualmente gli ordini nel tuo gestionale, puoi commissionare alla tua agenzia di fiducia una procedura automatizzata per la sincronizzazione tra WooCommerce e qualsiasi altro gestionale.

Non che sia una cosa semplice da fare ma, grazie a WooPOP, parte del lavoro è già stato fatto.

Fatture24

Un ottimo software molto diffuso è Fattura24. Fatture24 è un software cloud. I principali vantaggi di operare in questa modalità sono:

• non ti devi preoccupare della perdita dei dati: è l’azienda che ti fornisce il servizio a garantirtelo;
• puoi utilizzare qualsiasi dispositivo in tuo possesso (e in possesso del tuo staff) per accedere al software, senza effettuare nessuna installazione. Gli accessi li gestisci dalla piattaforma. Se, ad esempio, un tuo collaboratore cessa di lavorare con te, basta che disabiliti il suo accesso e nient’altro;
• possiede un app per il tuo telefono / tablet.

Del resto, devo dirlo per completezza di informazione, che alcuni clienti preferiscono avere in ‘casa’ tutti i dati aziendali. Personalmente non condivido questo modo di lavorare perché i vantaggi appena elencati sono piuttosto evidenti.

E proprio in questo discorso bisogna dire che non è facile interfacciare un software online, come il tuo e-commerce, con un gestionale che gira all’interno della tua azienda. Non che non si possa fare, ma le spese non sono certo concorrenziali.

In questo caso è l’azienda stessa che gestisce Fattura24 a fornire un plugin per interfacciare WooCommerce.

Lo puoi trovare in questa pagina.

Fatture in Cloud

Se non sei interessato a mantenere il tuo vecchio gestionale e sei in cerca di qualcosa di nuovo, potresti trovare interessante un software come Fatture in cloud con il plugin di Cristiano Zanca nella versione gratuita e a pagamento.

Oppure, sempre parlando di Fatture in Cloud, troviamo il plugin a pagamento di SocialCities.

Da notare che entrambe le soluzioni adattano WooCommerce al rispetto della normativa italiana per quanto riguarda l’uso della partita iva e del codice fiscale (alla fine di questo documento ti fornirò maggiori ragguagli).

Ovviamente questi sono solo due esempi, se fai una ricerca su Google troverai molte altre estensioni gratuite o a pagamento.

Applicazione esterna e fatturazione elettronica

Vien da se che l’adottare una soluzione di questo tipo ti permette di beneficiare di tutti i vantaggi che questi software possiedono. In particolare, supportando la fatturazione elettronica, non è necessario che WooCommerce se ne debba occupare.

Sistema integrato in WooCommerce

L’alternativa alla gestione di software esterni è, ovviamente, usare lo stesso WordPress. E qui possiamo definire due sistemi differenti. Il primo è quello di usare un’estensione che lavora all’interno di WooCommerce. O, per meglio dire, l’unico modo per creare una fattura è generando un ordine di WooCommerce.

Una valida soluzione che permete di generare le fature per ogni ordine ricevuto e inviatrle, sempre in totale autonomia, la fattura al cliente è l’estensione creata dall’azienda Italiana Yith: YITH WOOCOMMERCE PDF INVOICE AND SHIPPING LIST.

YITH WOOCOMMERCE PDF INVOICE e la fatturazione elettronica

Aggiornamento del 18/12/2018 – Ho chiesto all’azienda che produce questo plugin se aveva preso in considerazione la fatturazione elettronica. Come al solito, puntuale e preciso, nel giro di poche ore il supporto mi ha risposto cosi:

Sì, confermiamo che aggiorneremo il nostro plugin per adeguarci alla nuova normativa sulla fatturazione elettronica. 

Quello che è in programma di fare è la generazione di un .xml per ogni fattura, che poi l’azienda potrà girare all’agenzia delle entrate.

L’xml ovviamente seguirà il formato scelto dall’Agenzia delle Entrate. 

Abbiamo in programma di rilasciare l’aggiornamento entro l’1 gennaio, ma non posso garantirtelo in questo momento [..]. In ogni caso, abbiamo intenzione di metterlo online il prima possibile. 

Aggiornamento del 27/12/2018 – E’ appena uscita la versione 1.9 del plugin che permette l’esportazione delle fatture in formato XML.

In questo video mostro come utilizzare questo plugin per scaricare la fattura in formato XML

https://woocommerce-step-by-step.it/scaricare-la-fattura-in-formato-xml-per-la-fatturazione-elettronica/

Per acquistare questo plugin accedi a questa pagina:

YITH WOOCOMMERCE PDF INVOICE AND SHIPPING LIST.

Gestionale completo per WordPress

Il secondo sistema che possiamo trovare è un gestionale aziendale a tutti gli effetti. Le fatture possono essere generate in conseguenza ad un ordine effettuato con WooCommerce così come possono essere generate manualmente.

Un esempio di estensione di questo tipo e Sliced Invoice.

Permettimi di aprire una piccola digressione su questo argomento. Un ordine effettuato in un ecommerce normalmente viene pagato immediatamente con uno dei tanti sistemi per il pagamento online.

Più raramente viene consentito di effettuare un pagamento tramite bonifico o alla consegna. In questo caso abbiamo un ritardo nel pagamento ma rimane il fatto che fono a che il cliente non ha pagato non può avere l’oggetto acquistato.

Nel caso dei negozi b2b le cose si complicano un pochino. Ho notato che si tende ad avere una concezione più permissiva per i pagamenti: i classici 30, 60 e 90 giorni. In questi casi il software di creazione delle fatture deve anche permettere di gestire le scadenze e, eventualemte, disporre di un sistema automatizzato per inviare le notifiche di scadenza.

Sliced Invoice e la fatturazione elettronica

Ho chiesto informazioni all’azienda che commercializza questo plugin e mi hanno detto che per il momento non hanno in programma di implementare la fatturazione elettronica.

Ovviamente, se riceveranno un numero di richieste consistente, si sono detti disposti a prendere tale estensioni in considerazione.

Se hai bisogno di gestirla sin da subito, ti consiglio di direzionarti verso altre soluzioni.

Riassumendo

Adesso hai compreso perché, per un utente informato, è un vantaggio il fatto che il sistema di fatturazione non sia integrato in WooCommerce? Hai la possibilità di scegliere il sitema che meglio si adatta al tuo business. Quindi vediamo brevemente i vantaggi e gli svantaggi di ognuno dei tre metodi menzionati.

Il vantagio del gestionale completo per WordPress è quello di essere piu flessibile rispetto al sistema integrato per WooComerce. Lo svantaggio invece è che spesso la maggior flessibilità si traduce con una maggiore complicazione nell’uso (e magaria anche con una percentuale di bug superiore visto il maggior quantitativo di codice che è stato scritto per supportare tutte le funzionalità in più).

Infine, il primo metodo che abbiamo visto, quello dell’uso di software di terze parti esterne a WordPress/WooCommerce, ha il vantaggio di permetterti di avere un unico sistema centralizzato per tutti i tuoi business.

Lo svantaggio è che, almeno secondo la mia esperienza, è il sistema che peggio si integra con WooCommerce. Infatti, essendo completamente esterno a questo, risulta legnosa la comunicazione bidirezionale dei due software.

Bonus… ma non proprio

Non potevo chiudere questo argomento con il bonus. In realtà esiste un quarto sistema per gestire le fatture: la sempreverde carta e penna.

Nessuno ti vieta di non usare nessuno dei tre metodi menzionati. Infatti puoi benissimo scrivere una fattura a mano dopo che hai ricevuto l’ordine con WooCommerce.

Non è che sia un metodo comodo da usare ma, se sai che il numero di fatture che generi è limitato, e non vuoi caricarti di un sistema automatico che, per quanto comodo ed efficiente, deve pur sempre essere implementato e studiato, la buona e cara carta e penna è sempre un’opzione che puoi prendere in considerazione.

La normativa Italiana

Indipendentemente dal sistema che usi per la gestine delle fatture, devi sempre tenere conto della normativa Italiana in merito alla fatturazione.

Come ben saprai, per emettere una fattura o una ricevuta, il tuo cliente deve averti dato il suo codice fiscale o la sua partita iva. In alcuni casi entrambi.

Essendo WooCommerce una piattaforma internazionale non prevede l’inserimento del codice fiscale ne tantomeno l’obbligatorietà a fornirlo in fase di registraione.

Per sopperire a questa mancanza ci pensano le estensioni che nazionalizzano WooCommerce rendendolo perfettamente conforme a quanto richiesto dalla legge. Come abbiamo visto, alcune soluzioni per la fatturazione lo prevedono già internamente. Devi sempre verificare se il sistema che scegli supporta la normativa Italiana.

Se così non fosse non ti preoccupare. Esistono Plugin specifici che puoi abbinare al sistema di fatturazione.